Forsinkelsar i postliste og innsynsbegjæringer i veke 22
Åmli kommune vil gjennomføre ei oppgradering av sak-/arkivsystemet i perioden 24. - 31. mai 2024. Dette vil føre til følgjande:
- Vi vil ikkje produseres ny postliste i perioden fredag 24. mai til og med fredag 31. mai. Eksisterande postlister ligg tilgjengeleg via eInnsyn, og postliste for veke 22 blir publisert så snart oppgraderinga er gjennomført. Alle aktuelle postlister vil bli publisert, men altså noko forsinka.
- Vi vil ikkje behandle innsynskrav i perioden frå måndag 27. mai til og med fredag 31. mai. Innkomne innsynskrav blir besvart så snart oppgraderinga er gjennomført. Det er framleis mogleg å be om innsyn på eksisterande postliste via eInnsyn og ingen innsynskrav vil gå tapt.
Postliste/offentleg journal
Vi har valt å ikkje publisere tekstdokument direkte frå postlista. Dersom du ønskjer å sjå dokumentet som høyrer til journalopplysninga kan du bestille innsyn direkte frå postlista. Det er saksbehandlar som besvarer innsynsbegjæringer.
Rettleiing - slik bestiller du innsyn i eit dokument via eInnsyn.
Kva finn du i postlista
- Postlista inneheld post til og frå kommunen, og interne dokument, som er meir enn tre virkedagar gamle.
- Du finn dokument og saker tilbake til april 2022.
- Foreløpig kan du finne dokument tilbake til 1. juni 2019 via vår gamle postliste.
Om du ønsker innsyn i noko eldre enn dette kan du ta kontakt med Informasjonssenteret (37 18 52 00 / post@amli.kommune.no) og vi vil hjelpe deg. Det same gjeld om du ønsker innsyn i journal for fagområde som ikkje er publisert i postlista.
Dersom det gjerast endringar i arkivet (at dokument flyttast frå ei sak til ei anna til dømes) vil ikkje eInnsyn fange denne endringa opp for saker og dokument som allerede er publisert. Difor kan det forekomme feil i postlista.
Kva finn du ikkje i postlista
- Journalopplysningar knytta til dokument som arkiverast i kommunen sine mange fagsystem. Dette gjeld først og fremst arkiv knytta til personar, slik som t.d. klientarkiv og pasientarkiv i helse og omsorg.
- Ein del arkivdelar i sak-/arkivsystemet som stort sett inneheld sensitiv informasjon, er også utelatt frå postlista. Dette gjeld elevarkiv grunnskule, elevarkiv voksenopplæring, barnehagebarnarkiv, elevarkiv LOS, klientarkiv barnekoordinator, klientarkiv flyktninger, husbanksaker.
- I saker om tilsetting vil du ikkje finne dokumentasjon før etter at søknadsfristen er gått ut. Tilsetting skjer nå i fagsystem, og arkivverdig dokument blir overført til arkiv først etter at søknadsfristen er ute.
Politiske saker/kommuneTV
Via lenka under finn du
- Innkallingar/protokollar frå politiske møte
- Direkteoverføring og opptak frå møte i kommunestyret (kommuneTV)
Politiske møte
Dokument om eigen eigedom
Via lenka under finn du dokument som gjeld din eigedom via vår løysing, DocTorg. Du må logge deg inn med MinID.
Min eigedom - via DocTorg
Arkiv og innsyn
I følge arkivlova § 6 er alle offentlege organ pålagt å ha arkiv. Kommunale arkiv skal dokumentere den administrative og politiske saksbehandlinga og vedtaka i kommunen.
Informasjonssenteret er ansvarlig for åpning, journalføring og fordeling av daglig korrespondanse (vanlig brevpost, e-post og digital post).
Saksbehandlarar er ansvarlege for å dokumentere/arkivere eiga saksbehandling og dokument dei mottek direkte.
Informasjonssenteret, saman med saksbehandlarane, skal oppbevare og på ein effektiv måte gjenfinne og tilgjengeliggjere informasjon.
Rutiner og reglar som gjeld for arkivarbeidet i Åmli kommune er samla i kommunens arkivplan.
Innsyn i offentlege dokument
Allmenheten kan gjere seg bruk av arkivmateriale i henhold til lovar og forskrifter. Informasjonssenteret veileder og hjelper med å finne informasjon frå Åmli kommune sitt arkiv. Ved forespørsel kan ein få kopi av offentlege dokument. Forespørsel om innsyn skal som hovudregel gå til saksbehandlar.
- Innsynsbegjæring frå postliste på nett kan bestillast rett frå dokumentet i postlista.
- Innsynsbegjæring frå andre system/eldre dokument skal være skriftleg og må innehalde så presise opplysningar som mogleg for at det skal være mogleg å finne dokumentasjonen.
Saksbehandlingstid
- Krav om innsyn direkte frå postliste skal avgjerast så snart som mogleg, vanlegvis same dag eller seinast innan 1-3 virkedagar.
- Krav om innsyn frå andre system eller eldre dokument skal også avgjerast så snart som råd, men ved slike innsyn er det meir tidkrevjande å finne dokumentasjonen.
Høve til å klage
Hvis du får avslag på innsynskravet ditt, skal kommunen vise til den lovheimel som er grunnlaget for avslag. Kommunen skal opplyse om høve for å klage og klagefrist. Statsforvalteren er klageinstans, men klagen skal sendast til kommunen. Du har og klagerett dersom du ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at kommunen har mottatt kravet.
Klagen skal avgjerast så snart som mogleg. I klagebehandlinga kan Statsforvalteren avgjere at dokumentet skal gjerast kjent, heilt eller delvis, etter regelen om meirinnsyn.
Referanser