Utleige av lokaler i rådhuset

Det er mulig for privatpersoner og organisasjoner å leie lokaler i rådhuset i Åmli sentrum. Vi har følgende lokaler:

Kommunestyreasalen Plass til inntil 50 pers
Kantine Plass til inntil 50 pers
Trongedalsnuten Plass til 12-14 pers
Trogefjell Plass til 14-16 pers
Kallingsheia Plass til 6-8 pers


Kantine og kommunestyresal kan slås sammen til et stort lokale med plass til inntil 100 personer.

Lokale skal bestilles/avbestilles via Informasjonssenteret som også låner ut nøkkelkort.

Avtale

Det må skrives under på egen avtale som sier noe om regler for lån av kommunestyresal, kantineareal og eventuelle møterom. Punktene i avtalen er gjengitt under. Vilkårene og avtalen er vedtatt av formannskapet 17.2.2014.

Leieavtale (PDF, 282 kB)

Leietaker er selv ansvarlig for å rigge til, for ev. servering og rydding.

Kommunalt ansatte leier på samme vilkår som privatpersoner. Dersom arrangementet er av slik art at bare ansatte deltar, betales ikke leie, men reglementet ellers er gjeldende i sin helhet.


Følgende regler gjelder for slike leieforhold:

Rammer

Det skal ikke være ekstern utleie av lokaler i rådhuset før kl. 16.00 på hverdager som er vanlige arbeidsdager i rådhuset. Forberedelser/tilrigging skal heller ikke skje i arbeidstida. 
Unntak gjøres for møtevirksomhet, og bare for møterom og kommunestyresal. Kantina leies ikke ut før kl 13.00 på arbeidsdager.

Det skal kun være ekstern utleie av kommunestyresal/kantine for ett arrangement i løpet av en helg. Dette for at det skal være mulig å rigge til/rydde opp foregående/påfølgende dag, og fordi leietaker skal komme til relativt rene lokaler.

Ytterdøra til rådhuset er åpen i tidsrommet 08.30 – 15.00 på arbeidsdager. Ellers må det brukes nøkkelkort og kode for å åpne døra. Det er ikke tillatt å sette noe i dørsprekken for å holde den åpen.

Leietaker plikter å avslutte arrangementet innen kl 01.00. Rydding kan foregå etter dette tidspunkt.

Det er ikke tillatt å flagge fra kommunale flaggstenger i forbindelse med ekstern bruk av rådhuset.

Parkering skal kun finne sted på areal som er avmerket til parkering. 

Dersom det skal serveres alkohol

Servering av alkohol i forbindelse med arrangementer i rådhuset er kun tillatt for sluttet selskap, dvs. lukket arrangement, hvor personkretsen er så begrenset at de har en familiær-/vennekrets tilhørighet. Eks. dåp, konfirmasjon, bryllup og jubileum.

Privatpersoner må da ha ambulerende skjenkebevilling og det må søkes om ambulerende skjenkebevilling i hvert enkelt tilfelle.
Ved ambulerende skjenkebevilling er det ikke tiltatt å nyte medbrakt eller ta betalt for alkoholholdig drikke. Verten må spandere all alkoholholdig drikke på gjestene sine.

Informasjon om ambulerende skjenkebevilling

Leiekostnader

Frivillige lag og organisasjoner skal ikke betale leie.

Privatpersoner og andre grupper skal betale leie slik:

Møterom med kjøkken 0,-
Kommunestyresal eller kantine med kjøkken 1 000,-
Kommunestyresal og kantine med kjøkken 1 800,-


Leien dekker kommunens utgifter til renhold av aktuelle lokaler (kommunestyresal, kantineareal, eventuelle møterom og fellesarealer som toaletter og vestibyle og fellesarealer) etter standardiserte satser. Leien dekker også forbruksmateriell som papir, håndsåpe og strøm.

Utstyr i lokalene

I kommunestyresalen finnes 11 bord (140x70) og 30 skinnstoler med sving. I kantina finnes 8 bord (120x80) og 32 hvite plaststoler.
Om det skulle være behov for flere bord/stoler enn det som finnes i lokalet som leies, må leietaker selv sørge for dette. Det er ikke tillatt å hente bord/stoler fra kontordelen eller andre møterom enn det som leies.

Møtelokalene er utstyrt med projektor, høyttalere og lerret. I kommunestyresalen er det også mikrofon og "mygg".

I kjøkkenet finnes kjøleskap, mikrobølgeovn, platetopp m/to kokeplater, kaffetrakter, vannkoker og termokanner til disposisjon. Kaffe/te må medbringes. Kaffemaskinen vil være avstengt.

Vi har servise til ca 100 personer: Middagstallerker, asjetter, kopper, glass, stettglass, kniver, gafler, skjeer og teskjeer.

Spesielle vilkår for bruk av kantinekjøkken i arbeidstiden:

  • Brukes bare til henting av servise, kaffekoking og oppvask. Det skal ikke lages mat her i arbeidstiden. 
  • Kantinekjøkkenet skal helst ikke brukes i de ansatte sin lunsj, kl 11.30-12.00.
  • Kaffemaskinen er på, men skal ikke brukes av leietaker. 

Opprydding etter arrangementet

Møterommet/kantine/kommunestyresal/kjøkken skal ryddes umiddelbart etter bruk:

  • Bord og stoler skal settes tilbake slik de sto (U-form i kommunestyresalen og på skrå i kantina).
  • Bord skal vaskes, lys og projektor skal slås av.
  • Søppel og ev tomflasker eller annet tomgods skal leieraker selv ta hånd om.
  • Ev. oppvask vaskes i steammaskin i kantinekjøkkenet. Husk å skru denne på i litt god tid da den må varmes opp. Bestikk/servise må vaskes rent for smuss før det steames i maskinen. Maskinen må tømmes og bestikk/servise settes på plass. Se egen bruksanvisning for bruk av maskinen på veggen i kantinekjøkkenet.
  • Store ting som fat og skjærefjøler skal vaskes for hånd, tørkes og settes på plass.

Det skal som hovedregel ikke oppbevares mat/drikke i kjøleskap og skap i kantina. Dette kan tillates unntaksvis, men da bare for en kort periode ved lån av møterom i bygget. Det skal fjernes umiddelbart etter arrangementet.

Dersom møterommet ikke ryddes, eller det er andre forhold som ikke er tilfredsstillende, skal kommunen kontakte vedkommende og informere om at avtalen ikke er fulgt.
Om dette gjentar seg med samme person/organisasjon kan kommunen vurdere å nekte å låne ut møterom til denne.

Ansvar

Leietaker er ansvarlig for eventuell skade på utstyr og inventar og må dekke eventuell skade utfra kva det vil koste å reparere eller køpe nytt utstyr/inventar.

Leietaker plikter å sette seg inn i gjeldende branninstruks og rømningsveier. Dette er slått opp i lokalene.